Mua Hàng Không Cần Hóa Đơn Vẫn Được Tính Chi Phí Hợp Lý? Quy Định Mới Nhất Tại Nghị Định 320/2025/NĐ-CP

Một trong những nỗi lo lớn nhất của Doanh nghiệp và Hộ kinh doanh là mua hàng của nông dân, người thu gom phế liệu… không có hóa đơn đỏ thì có được tính vào chi phí hay không? Nghị định 320/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 15/12/2025) đã có hướng dẫn cụ thể tại Điểm b Khoản 1 Điều 9.

Dưới đây là chi tiết 5 trường hợp được lập Bảng kê (không cần hóa đơn) và điều kiện thanh toán bắt buộc đi kèm.

1. 05 Trường hợp mua hàng KHÔNG BẮT BUỘC có hóa đơn

Theo quy định mới, nếu bạn mua hàng hóa, dịch vụ thuộc các nhóm sau đây thì không bắt buộc người bán phải xuất hóa đơn, nhưng vẫn được ghi nhận vào chi phí hợp lý được trừ (khi tính thuế TNDN hoặc Thuế TNCN phương pháp kê khai):

1. Nông sản trực tiếp: Mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
2. Sản phẩm thủ công: Mua sản phẩm làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.
3. Phế liệu: Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
4. Tài sản cá nhân: Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra (không phải tài sản kinh doanh).
5. Hàng hóa của Hộ kinh doanh nhỏ: Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.
   • Năm 2025: Dưới 100 triệu đồng/năm.
   • Từ năm 2026: Dưới 500 triệu đồng/năm (Theo luật mới, xem chi tiết tại bài viết: Dự thảo Thuế HKD 2026 – Ngưỡng 500 Triệu & Cách tính thuế).

2. Điều kiện bắt buộc: “Bộ hồ sơ” hợp lệ gồm những gì?

Để cơ quan thuế chấp nhận khoản chi này là hợp lý, bạn không thể chỉ “nói miệng”. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ 2 loại chứng từ sau:

Có thể bạn quan tâm:

Doanh nghiệp/HKD ở trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký là gì? Tại sao?

A. Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh phải lập Bảng kê (thường là Mẫu 01/TNDN) ghi rõ: Tên người bán, địa chỉ, Căn cước công dân, số lượng, đơn giá, thành tiền…

• Yêu cầu: Bảng kê này phải do Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm pháp lý về tính trung thực.

B. Chứng từ thanh toán (Lưu ý điểm mới về hạn mức 5 Triệu)

Đây là điểm thay đổi quan trọng nhất tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP mà kế toán cần đặc biệt lưu ý:

Quy định: Phải có chứng từ chi trả tiền cho người bán. Đối với trường hợp giá trị mua hàng trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên thì BẮT BUỘC phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Chuyển khoản ngân hàng).

⚠️ Cảnh báo: Trước đây, chúng ta thường quen với hạn mức 20 triệu đồng mới cần chuyển khoản. Tuy nhiên, với trường hợp mua hàng lập bảng kê (không hóa đơn) này, hạn mức bị siết chặt xuống còn 5 triệu đồng.

3. Quy định này áp dụng cho ai?

Quy định này áp dụng cho việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế đối với:

• Doanh nghiệp: Tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Hộ kinh doanh (Hộ kê khai): Tính thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) theo phương pháp doanh thu trừ chi phí. (Nếu bạn đang là hộ khoán muốn chuyển đổi để được trừ chi phí, hãy xem hướng dẫn: 7 Bước Chuyển Đổi Từ Hộ Khoán Sang Hộ Kê Khai).

4. Lời khuyên cho chủ kinh doanh

1. Rà soát nhà cung cấp: Nếu bạn hay mua rau củ, tre nứa… của bà con nông dân, hãy xin thông tin CCCD của họ ngay để lập bảng kê.
2. Tuyệt đối tuân thủ hạn mức 5 triệu: Nếu đơn hàng trên 5 triệu, hãy yêu cầu người bán cung cấp số tài khoản để chuyển khoản. Tuyệt đối không trả tiền mặt rồi “xé lẻ” bảng kê, rất dễ bị truy thu khi thanh tra.
3. Kiểm tra lịch sử thuế: Với các hộ kinh doanh nhỏ bán hàng cho bạn, hãy chắc chắn họ dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế. Bạn có thể kiểm tra chéo thông tin bằng cách Tra cứu nợ thuế và thông tin thuế trên eTax Mobile.