CÚ SỐC 2025: Tiền Lương & Mua Hàng Trên 05 Triệu Phải Chuyển Khoản Mới Được Trừ Chi Phí (Nghị Định 320)

Nếu như trước đây, kế toán đã quen thuộc với “con số thần thánh” 20 triệu đồng là ngưỡng bắt buộc phải chuyển khoản, thì từ ngày 15/12/2025, quy định mới tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã siết chặt hạn mức này xuống chỉ còn 05 triệu đồng. Điều này đồng nghĩa với việc kỷ nguyên “trả lương tiền mặt” gần như chấm dứt.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thời điểm áp dụng và các tình huống xử lý cụ thể để bảo vệ chi phí cho doanh nghiệp.

1. Thời điểm hiệu lực và Quy định cốt lõi

Chính phủ đã ban hành Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN, có hiệu lực thi hành từ ngày 15/12/2025 và áp dụng cho kỳ tính thuế TNDN năm 2025.

Nội dung thay đổi chấn động (Tại Khoản 1 Điều 9):

Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện, trong đó điều kiện về chứng từ thanh toán đã thay đổi hoàn toàn:

“Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.”

Có thể bạn quan tâm:

TIN CHẤN ĐỘNG: Chính Thức Bãi Bỏ Hoàn Toàn Lệ Phí Môn Bài Từ 01/01/2026

Như vậy, ngưỡng thanh toán tiền mặt cho phép đã giảm sâu từ 20 triệu xuống còn dưới 5 triệu đồng.

2. Trả lương cho nhân viên: Bắt buộc phải chuyển khoản?

Cục Thuế đã khẳng định: Tiền lương là một “khoản thanh toán khác” của doanh nghiệp.

• Quy định: Nếu doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.
• Bắt buộc: Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, chuyển khoản online…).
• Hậu quả: Nếu trả tiền mặt cho khoản lương > 5 triệu này -> Bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Lời khuyên: Với mức lương cơ bản và thu nhập hiện nay, hầu hết nhân sự đều nhận trên 5 triệu/tháng. Do đó, doanh nghiệp nên chuyển đổi 100% sang trả lương qua tài khoản ngân hàng để đảm bảo an toàn.

3. Hướng dẫn xử lý 03 tình huống mua hàng phổ biến

Ngoài tiền lương, việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ hàng ngày cũng chịu tác động lớn bởi quy định này.

Trường hợp 1: Mua lắt nhắt nhiều lần trong ngày

• Tình huống: Bạn mua văn phòng phẩm của cửa hàng A, mỗi lần chỉ 1-2 triệu đồng (dưới 5 triệu), nhưng tổng cộng mua 3 lần trong cùng một ngày.
• Tổng giá trị > 5 triệu: Bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt cho các hóa đơn này. Nếu trả tiền mặt, toàn bộ sẽ bị loại chi phí.

Trường hợp 2: Nhân viên mua hàng hộ công ty (Tạm ứng/Hoàn ứng)

Đây là vướng mắc thường gặp nhất khi nhân viên đi công tác hoặc mua vật tư gấp. Để được tính chi phí hợp lý cho khoản chi trên 5 triệu do nhân viên quẹt thẻ/chuyển khoản cá nhân, cần đủ bộ hồ sơ sau:

1. Hóa đơn, chứng từ mang tên công ty.
2. Quy chế tài chính/Quy chế nội bộ hoặc Quyết định ủy quyền cho phép nhân viên thanh toán hộ.
3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân nhân viên.
4. Chứng từ công ty thanh toán lại cho nhân viên (chuyển khoản hoặc tiền mặt đều được, nhưng khuyến khích chuyển khoản để minh bạch).

Trường hợp 3: Mua nợ (Chưa thanh toán ngay)

• Khi ghi nhận chi phí: Được tạm tính vào chi phí được trừ (dù chưa trả tiền).
• Khi thanh toán:
  • Nếu chuyển khoản -> Hợp lệ.
  • Nếu lỡ trả bằng TIỀN MẶT (đối với khoản > 5 triệu) -> Doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí của kỳ tính thuế phát sinh việc chi tiền mặt đó.
  • Lưu ý: Kể cả khi cơ quan thuế đã thanh tra xong kỳ trước, nếu kỳ này bạn trả tiền mặt cho khoản nợ cũ > 5 triệu, bạn vẫn phải tự giác điều chỉnh giảm chi phí.

4. Kết luận

Quy định “siết” hạn mức xuống 5 triệu đồng tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP là một bước đi mạnh mẽ nhằm minh bạch hóa dòng tiền.

Kế toán cần làm ngay:

1. Thông báo cho toàn bộ nhân viên về việc hạn chế tối đa tiêu tiền mặt.
2. Làm việc với Ngân hàng để mở thẻ/tài khoản cho nhân viên chưa có (để trả lương).
3. Rà soát các nhà cung cấp nhỏ lẻ, yêu cầu cung cấp số tài khoản để thanh toán, tuyệt đối không trả tiền mặt cho các đơn hàng > 5 triệu từ ngày 15/12/2025.