Kê Khai Hóa Đơn Điều Chỉnh/Thay Thế: Phải “Quay Về Quá Khứ” Hay Khai Ở “Hiện Tại”? (Quy Định Mới Nghị Định 70/2025)

Một hóa đơn xuất sai từ tháng 1, đến tháng 5 mới phát hiện và lập hóa đơn điều chỉnh. Vậy tờ hóa đơn điều chỉnh này sẽ được kê khai thuế vào tháng 1 (Kỳ gốc) hay tháng 5 (Kỳ hiện tại)?

Đây là câu hỏi khiến rất nhiều kế toán đau đầu, vì nếu xác định sai kỳ kê khai sẽ dẫn đến việc tính sai số thuế phải nộp và bị phạt tiền chậm nộp.

Căn cứ Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), quy định này đã được làm rõ và phân chia thành 02 trường hợp cụ thể như sau:

1. Trường hợp phải “Quay về quá khứ” (Khai bổ sung)

Đây là trường hợp phổ biến nhất, áp dụng cho các lỗi sai sót thông tin trọng yếu trên hóa đơn.

• Đối tượng: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về:
  • Mã số thuế.
  • Sai về số tiền ghi trên hóa đơn.
  • Sai về thuế suất, tiền thuế.
  • Hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.
• Cách xử lý: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
• Kỳ kê khai thuế:
  • CẢ NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA đều phải thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh/bị thay thế (Kỳ gốc).

Ví dụ: Tháng 01/2026 xuất hóa đơn 100 triệu. Tháng 05/2026 phát hiện sai giá, lập hóa đơn điều chỉnh giảm 10 triệu. -> Kế toán phải quay lại mở tờ khai thuế của Tháng 01/2026 để làm tờ khai bổ sung (KHBS), điều chỉnh giảm doanh thu và thuế đầu ra tại tháng 01.

Có thể bạn quan tâm:

Từ 2026: Hộ Kinh Doanh Có Được Xuất Hóa Đơn VAT (Khấu Trừ) Không? Câu Trả Lời Nằm Ở “Mức Doanh Thu”

Lưu ý: Việc này đồng nghĩa với việc nếu điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp của kỳ gốc, doanh nghiệp sẽ phải đóng thêm tiền chậm nộp.

2. Trường hợp được khai ở “Hiện tại”

Đây là quy định áp dụng cho các trường hợp đặc thù (quy định tại Khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), thường liên quan đến hoạt động trả lại hàng hoặc điều chỉnh giảm doanh thu do chiết khấu thương mại (nếu có thỏa thuận xuất hóa đơn điều chỉnh).

• Đối tượng: Hóa đơn điều chỉnh cho trường hợp trả lại hàng hóa hoặc điều chỉnh do chiết khấu… (Theo Khoản 4 Điều 19).
• Kỳ kê khai thuế:
  • Người bán: Kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh (Kỳ hiện tại).
  • Người mua: Kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh (Kỳ hiện tại).

Ví dụ: Tháng 01/2026 bán hàng. Tháng 05/2026 khách trả lại hàng, hai bên lập hóa đơn điều chỉnh/trả hàng. -> Kế toán kê khai tờ hóa đơn này vào tờ khai thuế của Tháng 05/2026. Không cần quay lại sửa tờ khai tháng 01.

3. Ba nguyên tắc “Vàng” khi xử lý hóa đơn sai sót

Bên cạnh việc xác định kỳ kê khai, Nghị định 70/2025 còn nhấn mạnh 3 nguyên tắc bất di bất dịch:

1. Nhất quán cách xử lý: Nếu hóa đơn sai lần đầu bạn chọn “Điều chỉnh”, mà sau đó hóa đơn điều chỉnh lại sai tiếp -> Bạn bắt buộc phải lập tiếp “Hóa đơn điều chỉnh”. Không được chuyển sang “Thay thế”. (Kiểu “đâm lao phải theo lao”).
2. Nguyên tắc dấu âm/dương: Trên hóa đơn điều chỉnh:
   • Điều chỉnh tăng: Ghi dấu dương (+).
   • Điều chỉnh giảm: Ghi dấu âm (-).
3. Lỗi không có ký hiệu: Nếu hóa đơn sai mà không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn (thường là tem vé, thẻ…) -> Chỉ được phép lập hóa đơn Điều chỉnh, không được lập Thay thế.

GÓC TƯ VẤN

Việc phải quay lại “kỳ gốc” để khai bổ sung (Trường hợp 1) thường gây ngại ngùng cho kế toán vì thủ tục phức tạp và sợ phát sinh tiền chậm nộp. Tuy nhiên, đây là quy định bắt buộc.

Để hạn chế sai sót này, anh em kế toán nên nắm vững Nguyên tắc lập và xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70 và kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi ký số. Đặc biệt, việc sử dụng Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cũng giúp giảm thiểu các sai sót do thao tác thủ công.