Cục Thuế Giải Đáp: Bán Hàng Trên Sàn TMĐT Cần Xuất Hóa Đơn Khi Giao Cho Shipper Hay Khi Giao Xong Cho Khách?

Tại Hội nghị đối thoại về chính sách thuế năm 2025, một vấn đề nóng hổi được cộng đồng người bán hàng online (Shopee, TikTok Shop, Lazada…) quan tâm đã được đưa ra thảo luận: Liệu chúng ta phải xuất hóa đơn ngay khi shipper đến lấy hàng hay được phép chờ đến khi khách nhận hàng thành công?

Câu hỏi này xuất phát từ thực tế “đau thương” của ngành TMĐT: Tỷ lệ hoàn hàng cao. Nếu xuất hóa đơn ngay khi giao shipper, kế toán sẽ phải làm thủ tục điều chỉnh/hủy hóa đơn liên tục cho các đơn hoàn, gây lãng phí nguồn lực rất lớn.

Dưới đây là câu trả lời chính thức từ Cục Thuế dựa trên quy định pháp luật hiện hành.

1. Quy định về “Thời điểm vàng” lập hóa đơn

Trả lời thắc mắc của bà Nguyễn Nhung (Hà Nội), Cục Thuế đã dẫn chiếu Khoản 3 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (Sửa đổi, bổ sung Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Theo đó, nguyên tắc bất di bất dịch là:

“Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

2. Phân tích: Giao cho Shipper hay Giao cho Khách?

Cục Thuế không chỉ định cứng nhắc là “Lúc giao shipper” hay “Lúc khách nhận”, mà yêu cầu người nộp thuế căn cứ vào bản chất “Chuyển giao quyền sở hữu”. Chúng ta cần hiểu rõ 2 trường hợp sau:

Trường hợp A: Giao cho đơn vị vận chuyển (Shipper)

Khi bạn giao gói hàng cho Shipper, thông thường quyền sở hữu hàng hóa VẪN THUỘC VỀ NGƯỜI BÁN. Shipper chỉ là đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển trung gian.

Có thể bạn quan tâm:

Vừa Bán Shopee, Vừa Bán Tại Cửa Hàng: Phân Định Nghĩa Vụ Thuế Thế Nào Theo Nghị Định 117/2025?

• Nếu đơn hàng thất bại, hàng quay về kho của bạn => Quyền sở hữu chưa bao giờ chuyển sang cho khách.
• Tuy nhiên: Để hàng hóa lưu thông trên đường hợp pháp, thông thường cần có Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc Hóa đơn.

Trường hợp B: Khách hàng nhận hàng thành công (Giao thành công)

Khi khách hàng kiểm tra, đồng ý nhận hàng và thanh toán (hoặc hệ thống Sàn cập nhật trạng thái “Giao hàng thành công”), lúc này quyền sở hữu mới chính thức chuyển sang người mua.

👉 Kết luận từ Cục Thuế:

Người bán cần căn cứ vào thỏa thuận bán hàng và quy định của Sàn TMĐT để xác định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu.

• Nếu quy định là quyền sở hữu chuyển giao khi khách nhận hàng -> Bạn có thể xuất hóa đơn tại thời điểm giao thành công.
• Nếu quy định là quyền sở hữu chuyển giao khi giao cho đơn vị vận chuyển (thường gặp ở khách sỉ, FOB) -> Phải xuất ngay khi giao hàng.

Lưu ý: Đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn điện tử chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

3. Nếu lỡ xuất hóa đơn rồi mà khách trả hàng thì sao?

Nỗi lo lớn nhất của người bán là phải xử lý hóa đơn cho các đơn hàng “bom”, đơn hoàn. Cục Thuế hướng dẫn xử lý trường hợp này theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (Sửa đổi Điều 19 Nghị định 123):

Nếu hóa đơn đã lập (đã gửi cho người mua/cơ quan thuế) mà sau đó phát sinh việc trả lại hàng hoặc hủy đơn, người bán thực hiện thủ tục Thay thế hoặc Điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Quy trình xử lý đơn hoàn (nếu đã xuất hóa đơn):

1. Người bán và người mua (nếu là khách lẻ thường không cần) thỏa thuận về việc trả hàng.
2. Người bán lập Hóa đơn điều chỉnh hoặc Hóa đơn thay thế.
3. Kê khai điều chỉnh giảm doanh thu và thuế đầu ra tại kỳ tính thuế phát sinh.

4. Giải pháp tối ưu cho Hộ kinh doanh TMĐT

Để tránh rủi ro bị phạt lỗi Lập hóa đơn sai thời điểm mà vẫn giảm tải công việc kế toán, các chủ shop nên:

1. Sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử tích hợp: Hiện nay các phần mềm kế toán đã kết nối trực tiếp với Sàn (Shopee, TikTok). Hệ thống có thể cài đặt tự động xuất hóa đơn khi trạng thái đơn hàng chuyển sang “Hoàn thành”. Đây là cách an toàn nhất để đảm bảo đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu.
2. Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Khi giao hàng cho Shipper, hãy sử dụng Phiếu xuất kho gửi kèm hàng hóa để đi đường. Hóa đơn GTGT/Bán hàng sẽ xuất điện tử gửi khách sau khi giao thành công.
3. Xuất hóa đơn tổng trong ngày: Đối với khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn, Nghị định mới cho phép xuất hóa đơn tổng cuối ngày kèm bảng kê chi tiết (Cần tham khảo kỹ hướng dẫn mới nhất về điều kiện áp dụng cho từng ngành hàng).

5. Lời kết

Việc xác định thời điểm xuất hóa đơn không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là nghệ thuật quản lý để giảm thiểu công việc hành chính. Theo tinh thần của Cục Thuế: Hãy bám sát vào thời điểm “Chuyển giao quyền sở hữu”. Với bán lẻ online, thời điểm khách nhận hàng thành công thường được xem là thời điểm hợp lý và an toàn nhất để ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn.

Bài viết được tổng hợp từ hướng dẫn của Cục Thuế và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Để áp dụng chính xác cho mô hình của mình, bạn nên tham khảo ý kiến của cán bộ thuế quản lý trực tiếp.