Phải Lập Văn Bản Thỏa Thuận Trước Khi Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh, Hóa Đơn Thay Thế: Quy Định “Cứng” Từ 2025

Trước đây, nhiều kế toán thường có thói quen “làm tắt”: Thấy hóa đơn sai là vào phần mềm bấm điều chỉnh hoặc thay thế luôn, bỏ qua bước lập biên bản/văn bản thỏa thuận vì ngại phiền phức. Tuy nhiên, theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thói quen này có thể khiến doanh nghiệp gặp rắc rối khi giải trình.

Căn cứ Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (Sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), quy trình xử lý hóa đơn sai sót đã được luật hóa chặt chẽ hơn về thủ tục giấy tờ.

Dưới đây là những điểm bắt buộc bạn phải tuân thủ.

1. Trường hợp nào bắt buộc phải có Văn bản thỏa thuận?

Quy định áp dụng cho các trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về các chỉ tiêu quan trọng:

Có thể bạn quan tâm:

Kê Khai Hóa Đơn Điều Chỉnh/Thay Thế: Phải “Quay Về Quá Khứ” Hay Khai Ở “Hiện Tại”? (Quy Định Mới Nghị Định 70/2025)

• Mã số thuế.
• Số tiền ghi trên hóa đơn.
• Thuế suất, Tiền thuế.
• Hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.

Khi phát hiện sai sót này và lựa chọn hình thức Điều chỉnh hoặc Thay thế, bạn phải xác định đối tượng người mua để xử lý:

Nhóm 1: Người mua là Doanh nghiệp, Tổ chức, Hộ kinh doanh

Đây là nhóm đối tượng chịu sự quản lý chặt chẽ.

• Quy định: Người bán và người mua PHẢI lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
• Thời điểm: Văn bản này phải được lập TRƯỚC KHI người bán thực hiện thao tác lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trên phần mềm.
• Lưu trữ: Người bán phải lưu giữ văn bản này tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Nhóm 2: Người mua là Cá nhân (Người tiêu dùng)

Quy định nới lỏng hơn cho nhóm này.

• Quy định: Người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có) về sai sót.
• Không bắt buộc: Không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký hai bên (vì thực tế rất khó xin chữ ký khách lẻ).

2. Tại sao quy định lại yêu cầu “Trước khi”?

Cụm từ “Trước khi điều chỉnh, thay thế…” trong luật mang ý nghĩa rất quan trọng về mặt pháp lý:

1. Sự đồng thuận: Đảm bảo cả hai bên (Bán và Mua) đã thống nhất về việc xử lý sai sót. Tránh trường hợp người bán tự ý điều chỉnh làm lệch sổ sách/tờ khai thuế của người mua.
2. Chứng cứ pháp lý: Văn bản thỏa thuận là bằng chứng giải trình lý do tại sao lại có sự thay đổi về doanh thu/thuế trên hệ thống.
3. Tránh tranh chấp: Đặc biệt là các sai sót về đơn giá, chất lượng hàng hóa, văn bản thỏa thuận giúp xác nhận thực tế giao dịch.

3. Hình thức của Văn bản thỏa thuận

Luật không quy định cứng nhắc về mẫu văn bản, nhưng nội dung phải “ghi rõ nội dung sai”.

• Hình thức: Có thể là văn bản giấy (ký đóng dấu trực tiếp) hoặc Văn bản điện tử (ký số).
• Khuyến nghị: Doanh nghiệp nên sử dụng Văn bản thỏa thuận điện tử (Biên bản điện tử) tích hợp ngay trên phần mềm hóa đơn.
  • Lợi ích: Ký số nhanh chóng, thời gian ký trên biên bản khớp với thời gian xử lý hóa đơn, dễ dàng lưu trữ và tra cứu, không lo thất lạc.

4. Tổng kết quy trình chuẩn

Để không bị bắt bẻ khi thanh tra thuế, kế toán cần thực hiện đúng trình tự:

1. Phát hiện sai sót (Tiền, thuế, MST, quy cách…).
2. Liên hệ người mua xác nhận lỗi sai.
3. Lập Văn bản thỏa thuận (nếu khách là DN/Hộ KD) $\rightarrow$ Hai bên ký xác nhận (ưu tiên ký số).
4. Lập Hóa đơn Điều chỉnh/Thay thế trên phần mềm (Ghi rõ tham chiếu đến văn bản thỏa thuận nếu có thể).
5. Ký số hóa đơn và gửi cơ quan thuế cấp mã.